绍兴拆迁诉讼律师
咨询热线:13252115699
您当前位置: 首页 律师文集 物业管理
文章列表

协助业主成立业主委员会的研究分析 业主档案管理标准作业规程

2022年7月5日  绍兴拆迁诉讼律师   http://www.bjchfchqls.com/

  董军律师绍兴拆迁诉讼律师,现执业于浙江吴刚律师事务所,具有深厚的法学理论功底及司法操作经验。诚实信用,勤勉敬业,以“实现当事人利益最大化”为服务宗旨。办案认真负责,精益求精,业务功底扎实,语言表达流畅、思维敏捷,具有良好的沟通协调和谈判辩护能力。受人之托、忠人之事、不畏艰险、奋力拼争,愿尽自己的所能,为当事人提供最好的法律服务。不敢承诺案件的最终结果,但敢承诺办案尽心竭力!

协助业主成立业主委员会的研究分析

在物业管理中总不免有这样那样来自于业主们的投诉,即使按照最高标准去开展各项服务,业主中还是有反对的呼声,因为他们不了解物业管理公司的运作情况,他们所注重的是他们所要求的服务是否达到他们个人的要求。有些业主当其与物业服务公司发生不愉快的误会时,冲出一句话就是:“等我们成立业主委员会,就把你们炒掉,让你们都下岗。”因为,害怕业主委员会成立后自己被炒掉,所以,大多数物业服务公司都不愿意协助业主成立业主委员会。其实,物业服务公司应该视情况主动协助业主成立业主委员会。

为何应主动协助业主成立业委会

  主动协助业主成立业主委员会对物业服务公司来说是利大于弊,主要有以下六点:

  业主成立业主委员会是不可避免的,是有法律依据的,如果成立业主委员会是大多数业主的意愿,物业服务公司主动协助成立业主委员会是顺应民意的表现。

  可以借此与大量业主进行沟通了解,向业主证明本公司是希望有业主委员会进行监督管理,所开展的物业管理工作是经得起业主委员会考核的。

  可以建议明白事理的,民望较高的业主参与业主委员会委员的竞选工作,从业主委员会成立的一开始,就掌握了主动权,就与业主委员会取得了相互的了解与信任,避免了不必要的猜测与误会。

  在协助成立业主委员会的同时,也是获得大量物业管理工作意见的时候,通过业主委员会筹备小组的意见,物业服务公司可以立刻采取相关的整改措施,是自己不足,就立刻改正,不是自己问题,可以立刻邀请筹备小组成员召开相关的会议,向其说明原因,并希望他们能够提供更好地解决方案,努力将与业主之间的矛盾降到最低,使公司与业主的距离更加拉近。

  通过协助成立业主委员会,使公司在业主委员会选聘物业服务公司时占据了优先地位。

  业主委员会成立后,物业服务公司可通过业主委员会提高物业管理费,才有可能提高收缴率。

主动协助成立业主委员会的时机

  物业服务公司出来协助业主委员会的时间,最好是在有部分业主希望成立业主委员会之时。因为这段时间,正是发动成立业主委员会的业主对物业服务公司的工作最不理解,与物业服务公司搞对抗的时候。这时,如果物业服务公司不出来进行解释,其名誉将会受损。但若直接出面和他们进行针锋相对的解释工作,将会使误会更加深,矛盾加剧,而且收效甚微。

  因此,物业服务公司在此时,最好的办法就是找一些说话有影响力的业主出来开座谈会,让他们了解事情的真相,向他们晓明个中缘由,并承诺相关的整改措施,最终得到他们的理解,得到他们的支持,同时,游说他们能出来担任业主委员会成员。 南宁市某小区开发商为了促进地下停车场车位销售,要求物业服务公司提高代收的小区停车场租赁车位的租赁费,此举引发了小区的部分业主对开发商和物业服务公司的不满。

  这些业主联合起来想成立业主委员会,解聘物业服务公司。物业服务公司经过调查,发现这部分有意见的业主尚不足业主总数的10%,果断决定协助业主成立业主委员会。

  通过政府相关部门的正确指导,物业服务公司的积极协助,业主委员会得以顺利成立。业主委员会成立以后第一件事就是代表业主与开发商谈判,就小区停车场问题进行了协商,达成了让双方都满意的结果。业主委员会与物业服务公司也续订了协议,并建立了良好的关系。所以,把握成立业主委员会的时机也相当重要。

物业服务公司如何协助成立业主委员会

  协助物业城区、开发区房屋管理部门做好相关核实工作

  根据第十九条,城区、开发区房屋管理部门接到业主成立首次业主大会递交书面申请后20个工作日内完成核实业主联名签名情况、确定物业管理区域、了解物业项目的开发建设情况。

  物业服务公司如果遇到城区、开发区房屋管理部门需要在这方面提供协助,物业服务公司应该积极地配合。尤其对成立首次业主大会的必要条件之一:“20%以上业主书面申请”物业服务公司可以进行判定。

  以往南宁市就出现过在申请书上签字的人不是业主本人,或是上面有的签名人在小区内没有购房,签名是为了凑数的情况。对于业主签名的情况,物业服务公司也有一定的发言权。

  同时,物业服务公司如果能配合管理部门做好核实工作,赢得管理部门的好感;如果物业服务公司对管理部门的核实不理不睬,很可能会引起相关办事人员的不满,从而对物业服务公司存在抵触心理。

  允许小区业主大会筹备组在小区内张贴关于召开业主大会的相关的通知

  有些物业服务公司一听说小区业主要成立业主大会就着急,不愿意见到关于业主大会筹备组的通知。业主为了维护自己的权利,就会和物业服务公司发生冲突。嗅觉机敏的新闻媒体也会很快来到小区,相应而来的对物业服务公司的负面报导就出现了。

  其实,如果业主大会筹备组是在房屋管理部门指导下成立的,他们出的相关的通知在不侵害物业服务公司利益的情况下,可以张贴。物业服务公司如果一再阻拦,只会让更多的业主对物业服务公司存在不满,将更多的业主推至物业服务公司的对立面。

 动员尽量多的业主参加首次业主大会

  如果召开首次业主大会选举业主委员会已是事在必行,物业服务公司就应该尽量动员支持物业服务公司工作的业主参加业主大会。多数业主对于小区的事情是不闻不问的,对物业服务公司及业主委员会的理解也存在片面的性,这部分业主是属于中性业主,物业服务公司应该通过主动上门与业主进行沟通,将这部分业主争取过来,支持物业服务公司的工作。

  对业主委员会委员身候选人的身份进行监督

  一部分在小区内反对物业服务公司的人,往往不是真正的业主本人,他们的身份可能是业主的父母,租住业主房屋的业主的远房亲戚等。这些人多数没有固定工作的,无固定收入,想通过成立业主委员会后炒掉物业服务公司,自己成为管理者或是在新进的物业服务公司中担任职员;有些人虽是业主,但是刑满释放人员,不具备担任业主委员会委员的身份。有些业主是拒不履行业主的义务,长年欠交物业管理费的;有些业主将自家的电线偷接小区公共路灯线路上,从而达到偷电的目的。

  对于这些人的情况,物业服务公司是最有发言权的,所以,物业服务公司在候选人名单公示期间一定要将不符合担任业主委员会委员的候选人的情况书面向有关部门反映。这样做既是维护大多数业主的利益,也是维护物业服务公司自己的利益。

  南宁市某国优小区几年前业主委员会选举时,7名业委会委员中有5名长年拖欠物业管理费,业委会主任在选举期间被发现他所使用的电表封条被拆开,里面电线搭接小区路灯电线。但是物业服务公司在业主委员会候选人公示期、委员公示期,对选举出来的结果未表示任何异议。小区业主委员会得已备案后马上将该物业服务公司炒掉。

  可想而知存在着这样的业主委员会的小区会有什么结果,如今这个小区乱七八糟,没有物业服务公司愿意进去服务,小区物业管理成为了一个让城区政府都头疼不已的问题。

  如果说物业管理现在还处于“成长期”,那我们的业主对物业管理的认识还处于“幼年期”。在业主维权意识越来越强的今天,物业服务公司应面对业主要成立业主委员会的时候冷静思考,积极对待。因为,物业服务公司与业主委员会在法律上是平等的民事主体,是聘用与被聘用的关系。其目的也是一致的,都是为了共同管理好小区以达到共同愿景,物业服务公司应该借此机会搞好双方的关系。

业主档案管理标准作业规程

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

三、职责

1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

1、业主档案内容

经业主签署后的。

经业主签署后的。

、相关图纸及装修施工队资料。

及处理结果资料。

业主的有关证件复印件。

其他应保存的资料。

2、档案盒的制作

根据档案盒的规格准备相应的档案标贴纸。

在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由 组织机构、名称组成,如:

×××-×·×-S·W-业主档案:表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。

4、按档案盒内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

5、业主档案的跟踪:

当发生下列情况变化时,服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中:

a、 通讯电话联络方式发生变化时;

b、 业主发生更替时。

业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。

6、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处,经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

7、业主档案应永久保存。

8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

六、相关支持文件


文章来源: 绍兴拆迁诉讼律师
律师: 董军 [绍兴]
浙江吴刚律师事务所
联系电话:13252115699


您可能对以下文章也会感兴趣
  • 1.中国应尽快推出物业税 物业管理费的构成和标准
  • 2.物业管理条例收费标准是怎么样的 业主大会和业主委员会指导规则是什么
  • 3.业主大会的地位、运作及制度建设 论业主代表大会制度
  • 4.协助业主成立业主委员会的研究分析 业主档案管理标准作业规程
  • 5.物业纠纷的诉讼时限是多久